Tips & Trick Legalisasi Dokumen Studi Luar Negeri

Untuk teman-teman yang akan berangkat studi ke luar negeri, biasanya diperlukan legalisasi beberapa dokumen, untuk keperluan visa, walaupun tidak semua negara membutuhkan prosedur ini. Berikut ini, saya akan menceritakan pengalaman saya mengurus sendiri legalisasi dokumen tersebut di Jakarta. Untuk proses legalisasinya dilakukan secara bertahap, mulai dari notaris, Kemenkumham, Kemenlu, dan Kedutaan. Proses bertahap ini perlu dilakukan mengingat untuk bisa dilegalisir di Kedubes, dokumen perlu dilegalisir di Kemenlu, sementara untuk dapat dilegalisir di Kemenlu, dokumen perlu terlebih dahulu dilegalisir di Kemenhukam. Untuk teman-teman yang berniat mengurus sendiri, karena domisili di Jakarta, memiliki waktu, dan atau ingin berhemat dibandingkan dengan menggunakan agen, semoga tulisan ini bermanfaat ya…

*Disclaimer

Tulisan ini saya tulis berdasarkan pengalaman pribadi semata, apabila ada hal-hal lain di luar pengalaman saya, silakan ditanyakan kepada pihak yang berwenang atau silakan browsing di internet… hehehhe…

1.     Pencarian Informasi Dokumen yang harus dilegalisasi

Informasi dokumen apa saja yang perlu dilegalisasi bisa ditanyakan kepada Universitas atau Kantor Imigrasi negara tujuan. Sebagai contoh, untuk negara Belanda menghendaki legalisasi ijazah dan akta kelahiran. Syarat-syarat legalisasi juga sebaiknya ditanyakan kepada universitas atau kantor imigrasi yang dituju, karena biasanya ada perbedaan antara negara satu dengan negara lainnya.

2.     Translasi Dokumen

Biasanya setiap negara mensyaratkan agar segala dokumen yang masih berbahasa Indonesia sudah diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris atau Bahasa negara lainnya. Maka dari itu, khusus untuk dokumen yang masih berbahasa Indonesia, perlu dilakukan translasi yang WAJIB dilakukan oleh penerjemah tersumpah, yang memiliki lisensi dan SK Gubernur (biasanya dia memiliki cap resmi dan nomor SK). Perlu diperhatikan bahwa tidak semua penerjemah adalah penerjemah tersumpah, jadi pastikan dulu kewenangannya sebelum meminta bantuan penerjemahan. Adapun jumlah biaya untuk penerjemahan ini bervariasi antara penerjemah satu dengan penerjemah lain, berkisar antara Rp 25.000 – 200.000/dokumen. Terkadang juga ada penerjemah yang sudah direkomendasikan oleh Kedutaan, jadi bisa ditanyakan juga ke Kedutaan.

Untuk membantu teman-teman, berikut adalah referensi penerjemah yang sudah biasa saya mintakan bantuan. Kalau teman-teman ada referensi lain, dipersilakan

Penerjemah Tersumpah “Joseph P. Ketaren”

Modernhill Cluster Agathis Blok C5/10 Pondok Cabe - Tangsel 15418

Phone.: 021-29313816

Mobile : 0815 8812 778

WA: 08158812778 ; 081317228898

Layanan yang diberikan:

reguler @50k = 200k (seminggu)

xpress @85k (3 hr kerja)

superxpress @120k (1-2 hr kerja)

Ditambah dengan ongkos kirim Rp 20.000 (JNE) untuk Jabodetabek, kalua di luar jabodetabek bisa menyesuaikan dengan jarak lokasi.

           

            Catatan:

Untuk teman-teman yang dokumennya sudah ditulis dalam Bahasa Inggris atau dwi Bahasa (Inggris Indoensia), tidak perlu lagi melakukan penerjemahan. Sebagai contoh, akta kelahiran saya adalah akta kutipan terbaru yang sudah dwi Bahasa, sehingga tidak perlu diterjemahkan lagi.

3.     Legalisasi oleh NOTARIS

Legalisasi oleh notaris diperlukan untuk mengesahkan bahwa dokumen yang difotokopi sama dengan dokumen aslinya.

Untuk memperoleh legalisasi, teman-teman bisa menghubungi notaris di daerah masing-masing dan sampaikan keperluannya. Berdasarkan pengalaman saya, tidak semua notaris memiliki pengalaman dalam melakukan legalisasi dokumen untuk keperluan visa, sehingga ada juga yang kebingungan ketika dihubungi. Oleh karena itu, carilah notaris yang berpengalaman, dan tanyakan apakah notaris tersebut memiliki cap pengesahan yang sudah berbahasa Inggris/Bahasa lainnya.

Ketika bertemu dengan notaris, bawalah fotokopi/terjemahan dokumen/fotokopi terjemahan dokumen dan DOKUMEN ASLI yang akan dilegalisir. Dokumen asli perlu dibawa dan ditunjukkan kepada notaris untuk dicek kesamaannya dengan fotokopi/terjemahan dokumen. Sebagai dokumen pelengkap, bawalah juga KTP Asli. Setelah dicek kesamaannya, Notaris akan membubuhkan cap dan tanda tangan di dokumen tersebut, kemudian dokumen bisa dibawa pulang.

Catatan:

Barangkali ada yang menanyakan apakah perlu dilakukan legalisasi di DUKCAPIL tempat akta dikeluarkan (akta kelahiran) dan universitas (ijazah dan transkrip). Kalau berdasarkan pengalaman saya, saya tidak melakukan legalisasi di tempat tersebut, dan langsung dilakukan oleh notaris.

Untuk dokumen yang sudah diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah juga tidak perlu dimintakan tanda tangan notaris, tetapi bisa langsung diproses ke Kemenkuham.

Untuk membantu teman-teman, berikut adalah referensi notaris yang sudah biasa saya mintakan bantuan. Kalau teman-teman ada referensi lain, dipersilakan

Notaris “ANASTASIA RIYANTI NIMPUNOADI, SH

Kantor: Jl Raya Ciangsan – Bojong Kulur

Ruko No 3 RT 02 RW 36, Kel Ciangsana, Gunung Putri, Bogor 16968

Telp: (021) 98287102

HP: 081288900339

(SIlakan janjian melalui telepon/WA dengan beliau, dan nanti bisa bertemu tidak harus di kantor. Saya sendiri janjiannya di mall.. hehehe)

Layanan yang diberikan:

Ro 50.000,00/dokumen yang disahkan

4.     Legalisasi di Kementrian Hukum dan Hak Asasi Manusia

Proses legalisasi di Kemenkumham dilakukan di kantor Pelayanan Jasa Hukum AHU, Gedung CIK’S  Jl. Cikini Raya, RT.14/RW.5, Cikini, Menteng, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10330. Kantor ini dekat sekali dari Stasiun Cikini. Jadi, untuk teman-teman yang naik KRL, bisa turun di Stasiun Cikini, lalu jalan sedikit menyebrang menuju POM BENSIN. Kantor CIK’S terletak di depan POM BENSIN. Jam buka kantor AHU adalah Pk 08.30 – 15.00, dengan waktu istirahat Pk 12.00 – 13.00. Sebelum melakukan legalisasi di Kantor AHU, maka harus melakukan proses registrasi dan memasukkan dokumen di sistem online AHU.

Berikut adalah tahap-tahap melakukan leaglisasi di Kemenkumham

1.     Persiapkan dokumen yang akan dilegalisasi. Buat foto atau scan dokumen secara satu persatu, yang didalamnya terdiri dari dokumen yang akan dilegalisasi, dokumen asli, dan KTP asli dalam satu frame. Berdasarkan informasi dari staff di AHU Kemenkumham, foto KTP dan dokumen asli bersama dengan dokumen yang akan dilegalisir merupakan syarat terbaru yang ditetapkan oleh Kemenkumham untuk menghindari pemalsuan dokumen. Syarat ini belum ada di dalam panduan yang terdapat di sistem online, tetapi perlu untuk dilakukan. Berdasarkan pengalaman saya, tips dari staff AHU sangat membantu mempercepat proses verifikasi, sehingga terhindar dari penolakan oleh verifikator.

2.     SIlakan masuk ke laman AHU Online di alamat https://legalisasi.ahu.go.id/

3.     Buat akun pendaftaran dengan masuk ke bagian pemohon,klik bagian registrasi,  lalu isi data diri yang dibutuhkan. Pemohon akan mendapatkan email verifikasi dari AHU Online, dan sesudah itu user name dan password dapat digunakan. Email verifikasi akan langsung dikirimkan kepada alamat email pemohon.

4.     Setelah membuat akun pendaftaran, dapat masuk ke bagian pemohon, lalu klik bagian login, masukkan user name dan password yang dimiliki. Setelah itu, masuk ke bagian permohonan, klik daftar permohonan, dan klik buat permohonan.

5.     Proses selanjutnya adalah mengisi data pemohon, kemudian mengisi data-data dokumen yang ingin dilegalisir. Silakan masukkan informasi per dokumen satu per satu.

Berikut adalah tips dari saya untuk mempermudah pengisian:

a.     Untuk nomor dokumen, silakan isi sesuai dengan nomor yang ada di dokumen. Kalau tidak ada nomornya, tidak usah diisi, dan beri tanda garis. Menurut informasi dari staff AHU, bagian ini tidak esensial dalam proses verifikasi

b. Untuk pengisian nama pejabat, silakan isi dengan nama pejabat yang menandatangani dokumen. Kalau dokumen dilegalisir oleh notaris atau diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah, maka isikan nama notaris atau penerjemah tersumpah. Kalau notaris atau penerjemah tersebut resmi tercatat di AHU, maka nama beliau akan otomatis muncul. Apabila nama notaris/penerjemah/pejabat lain tidak muncul secara otomatis dan harus diketik sendiri, maka biasanya pejabat tersebut belum masuk di database AHU Online. Untuk mengatasi masalah ini maka kita akan diminta untuk meminta surat specimen tanda tangan pejabat tersebut, dengan menggunakan pengantar dari AHU Online, yang langsung dikirimkan oleh AHU Online. Setelah specimen didapatkan, maka bisa diupload di sistem.

c.   Untuk pengisian jabatan, silakan isi dengan judul jabatan dari pejabat penandatangan dokumen, penerjemah tersumpah, atau notaris. Contoh: Notaris Kabupaten Bogor, Penerjemah Resmi di Jakarta

6.   Setelah mengisi data-data dokumen, silakan unggah foto dokumen seperti yang sudah dijelaskan di nomor1. Perlu diingat, dokumen harus diunggah satu per satu, jangan sekaligus banyak, karena akan menyebabkan gagalnya vervikasi, seperti yang sudah pernah saya alami.

7.     Lakukan proses pengisian data dokumen untuk setiap dokumen yang ingin dilegalisir.

8.     Setelah semua dokumen diinput ke dalam sistem online, teman-teman tinggal menunggu informasi apakah dokumen dinyatakan diterima oleh verifikator atau ditolak oleh verifikator. Informasi ini akan disampaikan maksimal 1x24 jam dan minimal 3 jam dari proses mengunggah dokumen di sistem. Informasi dapat dicek melalui email atau melakui sistem di bagian daftar transaksi.

9. Apabila ternyata dokumen dinyatakan ditolak oleh verifikator, maka harus dibuat pengajuan baru. Silakan cermati alasan penolakan yang disampaikan oleh verifikator agar penolakan jangan terjadi berulang kali. Jika belum jelas, saya sarankan untuk bertanya langsung di kantor AHU dan akan dibantu untuk melakukan pengisian.

10.  Apabila ternyata dokumen dinyatakan diterima oleh verifikator, maka langkah selanjutnya adalah masuk ke bagian transaksi di sistem online AHU, kemudian mendownload bukti bayar (voucher). Bukti bayar ini kemudian dibawa ke Bank BNI atau BJB terdekat untuk dilakukan pembayaran melalui teller. Perlu diingat bahwa pembayaran hanya bisa dilakukan melalui teller, dan tidak bisa melalui online banking atau transfer. Di kantor AHU Gedung CIKS, juga sudah ada counter Bank BNI dan BJB. Adapun  jumlah biaya yang harus dikeluarkan adalah Rp 25.000/dokumen. Sangat jauh lebih murah dibandingkan dengan menggunakan agen.

11. Setelah membayar, segeralah datang ke Gedung CIK’S dengan membawa bukti pembayaran, dokumen asli, dan KTP. Silakan datang ke counter 1 atau 2 untuk menunjukkan dokumen asli dan KTP, dan kemudian akan diberikan sticker oleh petugas untuk ditempelkan di dokumen. Biasanya sticker akan ditempelkan di belakang.

12.  VOILA… proses legalisasi di Kemhukam sudah selesai.

TIPS: Silakan upload dokumen melalui sistem di malam hari, sehingga besok paginya bisa langsung menunggu vervivikasi, kemudian datang ke gedung CIKS untuk melakukaj proses pembayaran sekaligus mengambil sticker legalisasi. Proses ini juga dapat diwakilkan, tanpa perlu menggunakan surat kuasa, asalkan membawa dokumen secara lengkap.

5.     Legalisasi di Kementrian Luar Negeri

Proses legalisasi di Kemenlu dilakukan di Pusat Pelayanan Terpadu Kementrian Luar Negeri yang terletak di Jl. Taman Pejambon No. 6, Senen, RT.9/RW.5, Senen, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10110. SIlakan teman-teman masuk dari pintu yang terletak di depan Kantor KPU Jakarta Pusat, kemudian belok kiri, dan ikuti petunjuk yang ada. Untuk teman-teman yang naik KRL, bisa turun di Stasiun Juanda, kemudian naik gojek sampai di tujuan. Jam buka kantor ini adalah Pk 08.00 – 16.00, dengan jam istirahat pada Pk 12.00 – 13.00 WIB. Sebelum memasukkan dokumen untuk dilegalisasi di kantor ini, sebelumnya teman-teman perlu memasukkan dulu dokumen melalui sistem online melalui aplikasi Legalisasi Dokumen yang bisa diunduh di google play untuk android.

Berikut adalah tahap-tahap melakukan legalisasi di Kemenlu:

1.   Persiapkan dokumen yang akan dilegalisasi. Buat foto dokumen satu persatu dengan ketentuan dokumen muka dan sticker legalisasi Kemenkumham difoto dalam satu frame yang sama, untuk mempermudah pada saat mengunggah di aplikasi nanti. Untuk menyatukan foto dalam satu frame, teman-teman bisa menggunakan aplikasi edit foto. Jika tidak memiliki aplikasi tersebut, teman-teman bisa menggunakan aplikasi Power point, dengan cara memasukkan foto di dalam slide sehingga menjadi satu, dan kemudian disimpan dalam format .jpeg. Mudah dan sederhana, bukan?

2.  SIlakan unduh aplikasi Legalisasi Dokumen yang bisa diunduh di google play untuk android, kemudian register/sign up

3.    Setelah masuk ke dalam aplikasi, klik garis putih tiga di bagian kiri atas dan pilih “buat permohonan” dan lanjutkan dengan memilih tempat

4.     SIlakanp ilih Intansi Tempat Permohonan: Kementrian Luar Negeri RI

5.     Silakan pilih negara Tujuan:  Pilih negara yang dituju

6.     Silakan pilih tambah Dokumen:  pilihjenis dokumen yang akan dilegalisi

7.     Silakan unggah dokumen: masukkan foto yang telah dipersiapkan sebelumnya

8.    Silakan isi Keterangan Dokumen sesuai dengan data di Stiker Legalisir Kemenkumham, yaitu nomor Pengesahan = Nomor Stiker; nama Pengesah = Nama Direktur Perdata yang tanda tangan di Stiker legalisir Kemenkumham; nama Instansi/Lembaga = Kementrian Hukum dan HAM)

9.  JIka teman-teman ingin menambah dokumen yang akan dilegalisir silakan klik tambah dokumen

10. JIka sudah selesai mengunggah dokumen, silakan menandatangani form yang disediakan, kemudian pilih “selesai” dan klik tombol refresh hingga muncul tanda “transfer data berhasil”

11.  Jika sudah selesai dengan proses pengunggahan dokumen, teman-teman tinggal menunggu informasi pemberitahuan apakah dokumen lolos verifikasi atau tidak. Informasi tersebut bisa dilihat aplikasi di bagian pemberitahuan. Untuk masa tunggu verifikasi sendiri adalah 1x24 jam. Sedikit tips dari saya, silakan teman-teman mengunggah dokumen pada saat malam hari atau subuh, sehingga bisa langsung diverfikasi pada keesokan harinya. Saya sendiri pernah melakukan pengunggahan dokumen pada Pk 01.00 WIB (dini hari) dan Pk 08.30 sudah mendapat berita verifikasi, mendapat nomor 1 pula.. heheheh

12.  Hasil verifikasi adalah dokumen diterima atau ditolak. Untuk alasan penolakan biasanya adalah foto yang kurang jelas, sehingga kita perlu melakukan pengunggahan ulang.

13.  Setelah dokumen dinyatakan lolos verifikasi, maka teman-teman dipersilakan untuk melakukan pembayaran di Bank Mandiri, bisa melalui teller atau ATM. Perlu diingat bahwa pembayaran harus dilakukan di hari yang sama dengan hari pengunggahan dokumen. Adapun biaya yang dibutuhkan adalah Rp 25.000/dokumen.

Jika teman-teman memilih opsi pembayaran melalui ATM maka berikut langkah-langkahnya:

a.     Masukkan kartu dan ketik PIN seperti biasa

b.     Pilih bayar/beli, pilih lainnya, pilih penerimaan negara, pilih lainnya

c.      Masukkan kode perusaahn/institusi dengan 88829, pilih benar

d.     Masukkan legalisasi Kemlu nomor referensi yang ada di pemberitahuan aplikasi, pilih benar

e.     Masukkan nominal tagihan, pilih benar

f.      Pilih nomor item pembayaran dan ketik angka 1, pilih benar

g.     Muncul konfirmasi pembayaran dan pilih benar

h.     Muncul tulisan “transaksi anda telah selesai”, dan pilih keluar

14.  Setelah selesai dengan pembayaran, foto bukti bayar dan unggah kembali pada aplikasi di bagian “upload bukti pembayaran”, kemudian klik tanda “refresh” dan tunggu hingga muncul notifikasi “update data”. Setekah itu silakan menunggu 2-3 jam untuk mendapatkan hasil verifikasi di bagian pemberitahuan. Teman-teman akan mendapatkan informasi kapan dokumen bisa dilegalisasi di kantor Kemenlu. Jangan lupa untuk memperhatikan jam kedatangannya. Berdasarkan prosedur, dokumen bisa dilegalisasi di kantor Kemenlu 1x24 setelah pembayaran selesai diverifikasi.

15.  Pada keesokan harinya, silakan datang ke Pusat Layanan Terpadu Kementrian Luar Negeri. Silakan minta nomor antri pada satpam di depan dan menunggu panggilan. Begitu nomor dipanggil, silakan serahkan dokumen yang akan dilegalisir, yang telah dimasukkan dalam map kuning, disertai dengan bukti bayar. Jangan lupa untuk menuliskan nama dan nomor registrasi di bagian depan map. Teman-teman tidak perlu membawa dokumen asli dalam proses ini.

16.  Setelah menyerahkan dokumen di loket 4, silakan menunggu kira-kira 30 menit sd 1 jam, dan nama teman-teman akan dipanggil kembali.

17.  VOILA… proses legalisasi di Kemenlu sudah selesai, dengan sticker legalisasi tertempel di belakang dokumen.

Setelah proses legalisasi di Kemenlu berakhir, teman-teman bisa melanjutkan dengan proses legalisasi di Kedutaan negara tujuan. Sepengetahuan saya, setiap kedutaan memiliki prosesnya masin-masing, oleh karena itu teman-teman bisa mencari informasi mengenai hal tersebut sesuai dengan kedutaan yang dituju.

*Sebagai informasi tambahan, seluruh proses legalisasi ini sebetulnya juga bisa diwakilkan dengan menggunakan agen, tentu dengan biaya tambahan, yang biasanya lebih tinggi dibandingkan dengan biaya resmi. Untuk teman-teman yang berniat menggunakan agen, salah satu alternatif yang bisa melayani adalah Bapak “Joseph Ketaren” seperti yang telah saya informasikan di bagian atas. Adapun biaya yang ditetapkan bisa ditanyakan di nomor kontak yang ada.

Amsterdam, 23 Agustus 2019

di pengujung musim panas yang cerah